Tư vấn thành lập Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài

 

 

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Luật Khánh Dương là đơn vị chuyên tư vấn và thực hiện dịch vụ về xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam với phương châm: Chuyên nghiệp – Nhanh chóng – Chính xác – Chi phí thấp. Với gần 10 năm kinh nghiệm, Luật Khánh Dương đã tư vấn, thực hiện dịch vụ xin cấp mới và gia hạn cho hàng trăm Văn phòng đại diện của thương nhân các nước.

Nhằm giúp thương nhân nước ngoài hiểu rõ hơn về quy trình thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Luật Khánh Dương tổng hợp các điều kiện, tài liệu cần chuẩn bị thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

 

Văn bản pháp luật liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

  • Luật Thương mại năm 2005.
  • Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

 

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Công ty nước ngoài được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

  • Là công ty được pháp luật nước, vùng lãnh thổ (sau đây gọi chung là nước) nơi công ty đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp.
  • Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của công ty.

 

Hồ sơ, tài liệu thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Luật Khánh Dương xin liệt kê một số tài liệu cơ bản liên quan thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:

  1. Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký.

  2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận. Trong trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của công ty nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm.

  3. Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

  4. Bản sao Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

  5. Bản sao điều lệ hoạt động của công ty đối với công ty nước ngoài là các tổ chức kinh tế.

  6. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.

  7. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:​           

  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

 

Các trường hợp không cấp phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam sẽ bị từ chối cấp phép trong các trường hợp sau đây:

  1. Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.

  2. Thương nhân nước ngoài kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

  3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

  4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.

  5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

 

Công bố thông tin về Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

  1. Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;

  2. Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;

  3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện;

  4. Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;

  5. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;

  6. Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

 

Chế độ báo cáo hoạt động Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

  1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép (Sở Công Thương).

  2. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

 

Các thủ tục sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

  1. Đăng bố cáo thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài;

  2. Mở tài khoản ngân hàng bằng ngoại tệ và tài khoản bằng đồng Việt Nam tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

  3. Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài;

  4. Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu quy định);

  5. Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;

  6. Xin cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);

  7. Văn phòng đại diện phải làm báo cáo tình hình sử dụng lao động đến cơ quan quản lý lao động tại địa phương;

  8. Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

  9. Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

  10. Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;

  11. Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

 

Thời hạn hoàn tất hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

  • Nếu Quý khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ, thì chỉ trong vòng 05 - 10 ngày làm việc tính từ ngày Luật Khánh Dương nhận hồ sơ bàn giao, Quý khách hàng sẽ nhận được Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.
  • Trong trường hợp, Quý khách hàng cần hỗ trợ các dịch vụ liên quan như hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng, dịch thuật các tài liệu liên quan... Luật Khánh Dương sẽ cung cấp dịch vụ với chi phí ưu đãi thấp nhất.

 

Lưu ý: Tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt. Bản dịch, bản sao phải được công chứng, chứng thực tại Việt Nam trong thời hạn 03 tháng.

 

Các dịch vụ pháp lý liên quan sau khi thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Luật Khánh Dương cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan với chi phí ưu đãi, sau khi thương nhân được cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:

  1. Tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

  2. Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

  3. Tư vấn và thực hiện thủ tục thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

  4. Tư vấn và thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú cho lao động làm việc tại Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

  5. Đăng ký khai trình lao động của Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan Bảo hiểm xã hội.

  6. Tư vấn và thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

  7. Tư vấn và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hàng năm của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

  8. Tư vấn pháp lý thường xuyên liên quan đến hoạt động Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

 

Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật Khánh Dương để được tư vấn.

Liên hệ: 0902 009 412 - 0986 708 677